NL | EN Herken je dit? Ben je ook je operationele model eeuwig aan het optimaliseren op efficiëntie en effectiviteit, KPI’s, deviation reports, etcetera etcetera? Maar blijf je aanlopen tegen eisen die je maar niet lijkt te kunnen halen, zoals snellere levertijden, verminderen van fouten en verregaande maatwerkeisen van klanten?
Mijn goede business friend Rijk van Vulpen en ik wel. Wij werken veel bij organisaties op het operationele niveau. Wij worden gevraagd problemen op te lossen als ´onze klanten willen bizar snelle levertijden´ (industrieel mkb) of ‘het digitaal afhandelen van interacties met burgers moet sneller’ (publieke sector). Dat vinden wij maar niks. Wij denken dat het oplossen van deze vragen niet op dit niveau ligt. Dat we ons blindstaren op een detail. Dat managers zulke problemen proberen op te lossen door om nóg meer controles te vragen en daarmee hun medewerkers nóg meer stress te bezorgen: het Control Dilemma.
Daarom hebben wij een methode ontwikkeld. Een methode dat het resultaat is van ons pact als Reframer (Rijk) en Purposer (Marloes). Afgelopen week gaven wij een gamified workshop van 2,5 uur op de Enterprise Design conferentie (Intersection19) in Lissabon over het volgende stappenplan (vind de slides hier):
STAPPENPLAN | Hoe te ontsnappen aan door efficiency gefrustreerde operationele modellen
#1. Breng in korte sprints van een week of een maand direct kleine veranderingen teweeg die direct ruimte geven aan de (operationeel) manager door te kijken of er technisch niet snel implementeerbare, slimme oplossingen te vinden zijn.
#2. Breng verantwoordelijkheid omlaag in de organisatie door ´intrapreneurs´ te selecteren en hen een verregaand mandaat te geven voor leiding en verandering. Zo krijgt de manager lucht om met strategie bezig te zijn en twee stappen vooruit te gaan denken.
#3. Onderzoek de purpose van de organisatie. Praat of laat de manager praten met de intrapreneurs, je zakelijke partners en vrienden, je thuisfront, je klanten. Waarom is de organisatie ooit opgericht? Wat heb je het hoogst in het vaandel staan? Wat is de verbinding tussen jouw krachten en de problemen van je gedroomde klant? Waar krijgen je intrapreneurs energie van? Denk voorlopig nog niet te concreet, maar aan een van de 7V’s: Vooruitgang, (jezelf) Verbeteren, Vertrouwen, Verbinding, Veiligheid, Voorop lopen, Vrijheid (AMICA’s ZENITH value system). Maak hiervan een slagzin specifiek voor jouw organisatie. Dit is een handvat voor verdere implementatie onder de intrapreneurs en als kompas voor veranderingen.
#4. Zoek naar drie thema’s relevant voor jouw organisatie. Eén van die drie thema’s is de V die je in de vorige stap hebt geselecteerd. Denk bijvoorbeeld aan: Vooruitgang + Verrassen + Duurzaamheid. Zoek nu naar een frame, een metafoor, waarin deze drie thema’s samen zijn opgelost. Dat mag iets enorm ‘out of the box’ zijn, zoals een driesterrenrestaurant. Wat kun je uit deze metafoor leren? Wat voor nieuw, verrassend operationeel model is denkbaar dat jouw purpose aan klanten levert? Plan de implementatie op basis van bijvoorbeeld de Intersection Stack.
#5. Realiseer je dat het bovenstaande onmogelijk is. Want wie heeft precies de juiste ingrediënten in huis om dit allemaal te laten slagen? Het mandaat, het budget, meewerkende ‘actors’ in de keten?
Punt 5 is natuurlijk helemaal niet leuk. Wij ervaren op maandelijkse basis dat onze ingrepen niet lukken. Of onze klanten niet snappen waar we naartoe willen. Of ons zweverig vinden. Of het na stap 1 al wel goed genoeg vinden. Of tijdens een sprint opeens een compleet andere kant op bewegen. En tóch is het belangrijk om dit framework als consultant of manager te kennen én je eraan te committen. Onder de genoemde onderwerpen vind je vast ‘haakjes’ die jij of je klant onderkent als probleem, wat een ingang is voor het omhoog bewegen naar een strategischere organisatie. Als je zelf een duidelijk pad voor ogen hebt, en daardoor misschien wel per ongeluk signalen van leiderschap afgeeft, krijg je mensen mee.
Een kerningrediënt? Een mede-strijder. Wij hebben niet voor niks een pact gesloten. Ken je eigenlijk niemand die af en toe een boek leest over purpose of reframen? Wij denken GRAAG met je mee, op peer-to-peer-wij-weten-het-ook-niet-niveau. En delen onze further reading. Dus mail ons op purposebasedreframing@amicainnovatie.nl. Want met een mede-strijder ontsnap je gegarandeerd aan de onwinbare strijd naar efficiency.